Un comparatif des logiciels de gestion de réunion de conseil d'administration
Plutôt que de vous appuyer sur des documents Word traditionnels ou l'échange de messages pour la conduite de vos réunions, vous pouvez maintenant choisir parmi plusieurs logiciels de gestion de réunion de conseil d'administration pour préparer ces rencontres bien plus efficacement. Dans cet article nous allons passer en revue des logiciels conçus spécifiquement pour les besoins des conseils d'administration (BoardPad, Diligent and Boardvantage) et d'autres concernant une catégorie plus large de réunions y compris les réunions de conseil, les réunions de comité et les réunions de management en général (Lucid Meetings and MeetingBooster).
Lorsque vous choisissez un outil de gestion de réunion de conseil d'administration, il convient de considérer s'il vous permettra d'assurer le respect de la règlementation en vigueur dans ce domaine, tout comme les normes internes de votre entreprise ou association.
Comparatif des logiciels de gestion de réunion de comité
Echelle d'évaluation
| Non disponible 0 |
Moins performant 1 |
Inférieur à la moyenne 2 |
Moyen 3 |
Supérieur à la moyenne 4 |
Plus performant 5 |
|---|
| BoardPad | Diligent | Boardvantage | Lucid Meetings | MeetingBooster | |
| Total | 86 | 71 | 65 | 44 | 133 |
| Intégration avec les systèmes de messagerie | |||||
| Outlook | 0 | 2 | 2 | 1 | 5 |
| Gmail | 0 | 0 | 0 | 4 | 3 |
| Autres | 0 | 0 | 0 | 3 | 2 |
| Plateformes | |||||
| Tablette | 5 | 5 | 5 | 3 | 3 |
| PC | 4 | 3 | 3 | 3 | 5 |
| Préparation de la réunion | |||||
| Création de l'ordre du jour | |||||
| Rattachement de documents | 5 | 5 | 5 | 0 | 5 |
| Permissions de document | 5 | 5 | 5 | 5 | |
| Identification du présentateur | 2 | 4 | 1 | 1 | 5 |
| Modèles d'ordre du jour | 3 | 3 | 2 | 3 | 4 |
| Approbation de l'ordre du jour avec contrôle des versions | 3 | 3 | 2 | 0 | 4 |
| Tâches préliminaires | 0 | 0 | 0 | 1 | 4 |
| Réunions multiples | 4 | 4 | 4 | 2 | 4 |
| Conduite de la réunion | |||||
| Assignation de rôles | 3 | 0 | 2 | 0 | 4 |
| Relevé des présences | 4 | 0 | 0 | 0 | 3 |
| Rédaction du compte-rendu | 3 | 0 | 0 | 3 | 5 |
| Tâches à effectuer | 2 | 0 | 0 | 4 | 4 |
| Outils (vote, pour/contre, évaluation, etc.) | 5 | 4 | 3 | 0 | 4 |
| Après la réunion | |||||
| Finalisation du compte-rendu | 3 | 0 | 0 | 3 | 5 |
| Contrôle d'accès | 4 | 4 | 4 | 3 | 5 |
| Signatures électroniques | 2 | 3 | 3 | 0 | 0 |
| Archivage et consultation des comptes-rendus | 4 | 4 | 3 | 2 | 5 |
| Approbation du compte-rendu avec contrôle des versions | 3 | 3 | 2 | 0 | 4 |
| Recherche d'informations dans les comptes-rendus | 2 | 2 | 2 | 3 | 4 |
| Système de gestion des tâches | |||||
| Gestion des tâches | 2 | 0 | 0 | 0 | 5 |
| Synchronisation des tâches avec la liste de tâches de Outlook | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 |
| Projets | 0 | 0 | 0 | 0 | 4 |
| Système de permissions des utilisateurs | |||||
| Permission des utilisateurs/Hiérarchie/Rôles de sécurité | 3 | 3 | 3 | 2 | 5 |
| Journal d'audit | 2 | 2 | 2 | 0 | 3 |
| Hébergement | Sur le Cloud | 5 | 5 | 5 | 3 | 5 |
| Sur site | 5 | 5 | 5 | 0 | 5 |
| Tableaux analytiques | |||||
| Indicateurs clé/Coûts des réunions/Participation | 2 | 0 | 0 | 0 | 5 |
| Evaluation des participants | 1 | 2 | 2 | 4 | |
| Total | 86 | 71 | 65 | 44 | 133 |
Intégration avec les plateformes de messagerie
Lorsque vous introduisez une nouvelle méthode de travail au sein de vos conseils d'administration, ou que vous remplacez le logiciel de gestion de réunion utilisé jusque-là par un nouvel outil, vous devez impérativement évaluer au préalable son degré de convivialité pour les utilisateurs, qu'il s'agisse des participants ou des organisateurs.
La bonne intégration d'un outil de gestion de réunion avec les plateformes de messagerie existantes couramment utilisées, telles Outlook, Google et I-Calendar vous évitera interruptions et dysfonctionnements pendant la période de mise en œuvre, tout en augmentant le confort général d'utilisation du logiciel.
Diligent et Boardvantage autorisent la sauvegarde manuelle de réunions dans Outlook en tant que fichiers .ics. MeetingBooster dispose d'une intégration transparente avec Outlook, permettant la synchronisation des réunions et des tâches. Comme MeetingBooster a été conçu pour la gestion des réunions au sein de l'organisation, la synchronisation avec Active Directory est une option utile pour la mise en œuvre du logiciel.
Plateformes
BoardPad, Diligent et Boardvantage ont développé des applis dédiées pour Apple, Windows et Android. Ces trois applis intègrent une interface complète, et permettent aux participants d'accéder facilement aux documents relatifs à la réunion, de prendre des notes et de vérifier les détails de la réunion à tout moment. Ces versions donnent également aux utilisateurs la possibilité de consulter l'ordre du jour en ligne et hors ligne, même de différentes réunions, à partir d'une seule et même interface.
Bien que ces applis soient performantes en ce qui concerne les participants, leur permettant les activités décrites ci-dessus, elles s'avèrent d'un usage limité pour les organisateurs. En particulier, ceux-ci ne peuvent créer et modifier les ordres du jour de réunion qu'à partir de l'interface web, et non pas directement à partir des applis.
MeetingBooster propose une gamme intégrale de fonctions de gestion de réunion, au format HTML et sur tablette. La possibilité d'accéder à toutes les fonctions disponibles du logiciel sur tablette est un avantage indéniable pour MeetingBooster. C'est également un outil efficace pour les secrétaires de réunion, qui peuvent l'utiliser pour mener une réunion, prendre les notes menant au compte-rendu, assigner des tâches en cours de discussion et accéder à tous les outils disponibles sur leur tablette. Le mode hors connexion n'est pas pris en charge.
Création de l'ordre du jour d'une réunion de conseil d'administration
A l'exception de Lucid Meetings, tous les logiciels de gestion de réunion examinés disposent d'un module dédié aux ordres du jour et donnent de très bons résultats en ce qui concerne la préparation de ces derniers. BoardPad et Diligent compilent l'ordre du jour sous forme de fichier PDF à partir des documents relatifs à la réunion. MeetingBooster quant à lui offre davantage de fonctionnalités, vous permettant de créer l'ordre du jour, d'utiliser des modèles différents pour chaque série de réunions planifiée et d'inclure tous les fichiers nécessaires en tant que pièces-jointes, faisant ainsi de MeetingBooster un outil plus flexible capable d'assurer la gestion de toutes les réunions internes à l'organisation.
Comment créer un ordre du jour avec MeetingBooster et Diligent
MeetingBooster
Diligent
Conduite de la réunion de conseil d'administration
BoardPad intègre un module de compte-rendu qui vous permet de prendre des notes pendant la réunion, puis de les convertir aisément en compte-rendu, ce qui n'est pas le cas pour Diligent, Boardvantage et Lucid Meetings. MeetingBooster associe une fiche de notes à chaque point de l'ordre du jour, facilitant la capture des commentaires des participants et l'assignation des tâches en temps réel. Ce logiciel propose également des outils de vote destinés à simplifier le processus de prise de décision.
Tous les outils de gestion de réunion passés en revue autorisent les participants à voter les résolutions en cours de réunion. Avec Diligent, BoardPad et Boardvantage les requêtes sont communiquées à chacun des membres du conseil afin qu'ils puissent exprimer leur vote.
Finalisation et archivage du compte-rendu
BoardPad vous permet d'ajouter des notes à l'ordre du jour pour en faire un compte-rendu à partir d'un module spécifique, mais ni Diligent ni Boardvantage ne proposent cette fonctionnalité. En revanche, tous deux donnent aux utilisateurs la possibilité de signifier leur approbation du compte-rendu et des résolutions au moyen de signatures électroniques.
MeetingBooster est le seul logiciel capable d'automatiser la totalité du processus de finalisation de la réunion. Non seulement il assure l'archivage et la distribution automatique du compte-rendu, mais il gère également automatiquement les droits d'accès à ce dernier, son approbation et le suivi des différentes versions. De plus, MeetingBooster envoie automatiquement les tâches assignées à leurs propriétaires à l'issue de la réunion.
Système de permissions d'utilisateur et hébergement
En matière de logiciels de gestion de réunion, la sécurité est un élément essentiel, et il est crucial de s'assurer que les personnes habilitées ont une visibilité fiable et complète des informations relatives aux réunions qui les concernent.
BoardPad et Diligent séparent les utilisateurs en deux rôles : participant et administrateur, en donnant à ces derniers la possibilité d'empêcher certains utilisateurs d'accéder à des documents de réunion particuliers. MeetingBooster intègre un système de sécurité personnalisable et autorise la synchronisation avec Active Directory pour définir les permissions et les hiérarchies d'utilisateur applicables. Le système de permissions de MeetingBooster a visiblement été conçu dans un souci d'évolutivité, ce qui est un avantage certain si vous avez l'intention d'implanter le logiciel dans d'autres domaines de votre organisation.
MeetingBooster, BoardPad, Boardvantage et Diligent proposent tous des options d'hébergement sur site et sur le Cloud. L'hébergement sur site peut être utile aux organisations de grande taille pour faciliter la conformité avec les normes en vigueur.
Conclusion
Les logiciels de gestion de réunion de conseil d'administration Diligent, BoardPad et Boardvantage représentent un moyen efficace de préparer une réunion de ce type sur tablette, en ligne ou hors ligne. Vous pouvez même visualiser plusieurs ordres du jour différents émanant de différentes sociétés. Ces outils de gestion de réunion semblent être un très bon choix pour la préparation des réunions, mais sont moins convaincants en ce qui concerne la prise de notes et la création du compte-rendu, bien que leurs possibilités de vote et de signature électronique soient pratiques.
Les outils de gestion de réunion comme Lucid Meetings et MeetingBooster apportent aussi une méthode efficace pour traiter les réunions de conseils d'administration, mais sont également bien adaptés aux exigences des réunions de management générales au travers de toute l'entreprise.
Pour répondre à tous les besoins, vous pouvez même envisager d'adopter à la fois un outil dédié aux réunions de conseil d'administration et un logiciel plus général et plus complet de gestion de réunion.
Remarque : Pendant la rédaction de cet article, nous avons été informés que la société Diligent a acquis BoardPad et ne proposera donc plus ce logiciel à l'achat par de nouveaux clients.
Résultats du comparatif
